Một tháng kinh doanh khởi sắc có thể tạo ra một kiểu lạc quan nguy hiểm. Doanh số tăng, không khí làm việc trở nên thoải mái hơn, và mọi ý tưởng bị trì hoãn bỗng trở nên khả thi. Lời khuyên tài chính đúng đắn rất có giá trị chính vì nó giúp chống lại tâm trạng đó. Nó thúc đẩy các chủ doanh nghiệp quản lý dòng tiền, hiểu rõ các báo cáo và đưa ra quyết định dựa trên tình hình tài chính chứ không phải cảm xúc.

Kỷ luật thể hiện rõ nhất khi kết quả kinh doanh tốt. Một giai đoạn có lợi nhuận sẽ giúp củng cố doanh nghiệp trước khi nó trở thành cái cớ để chi tiêu thêm.

Mike Michalowicz, một chiến lược gia tài chính doanh nghiệp nhỏ và tác giả, cho biết sai lầm tài chính lớn nhất mà các chủ doanh nghiệp nhỏ mắc phải sau một thời kỳ kinh doanh mạnh là nhầm lẫn doanh thu với lợi nhuận và chi tiêu số tiền mà họ thực sự không có sẵn.

Tách lợi nhuận

Nhiệm vụ đầu tiên sau một tháng kinh doanh mạnh là tách lợi nhuận khỏi tiền mặt khả dụng. Doanh thu có thể cao, nhưng điều đó không tự động có nghĩa là doanh nghiệp có tiền dư để chi tiêu. Các khoản thanh toán của khách hàng vẫn có thể chưa được xử lý, thuế có thể chưa được trích lập và các nghĩa vụ định kỳ có thể đến ngay sau đó. Những chủ doanh nghiệp nhầm lẫn doanh số bán hàng mạnh với sự tự do tức thì thường chi tiêu khoản dự trữ của ngày mai ngay hôm nay.

Theo dõi sát sao báo cáo tài chính là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần biết phần nào của kết quả đã được thu, phần nào đã được cam kết và phần nào thực sự linh hoạt. Sự phân biệt đó biến một tháng kinh doanh tốt thành thông tin hữu ích thay vì một tín hiệu xanh giả tạo.

Xây dựng quỹ dự trữ

Cách sử dụng đầu tiên và hiệu quả nhất của kết quả kinh doanh mạnh thường là xây dựng quỹ dự trữ. Quỹ dự trữ tiền mặt giúp doanh nghiệp có thời gian khi doanh thu giảm, hóa đơn đến muộn hoặc xuất hiện một cơ hội thực sự đáng để đầu tư. Nếu không có quỹ dự trữ, mọi quyết định đều trở nên dễ bị tổn thương hơn, kể cả những quyết định được đưa ra trong thời kỳ thuận lợi. Quỹ dự trữ không phải là tiền nhàn rỗi. Đó là không gian chiến lược.

Nhiều chủ doanh nghiệp trì hoãn việc này vì quỹ dự trữ trông có vẻ nhàm chán so với thiết bị, chiến dịch hoặc nâng cấp. Nhưng những doanh nghiệp vững mạnh thường được xây dựng bằng những quyết định nhàm chán được lặp đi lặp lại một cách nhất quán. Quỹ dự trữ thay đổi vị thế đàm phán, khả năng chịu rủi ro và khả năng hấp thụ những gián đoạn thông thường của công ty. Đó là cách sử dụng tốt hơn nhiều cho chuỗi thắng lợi ban đầu so với việc chi tiêu chỉ vì tháng hiện tại có vẻ thuận lợi.

Kiểm tra biên lợi nhuận

Doanh thu cao cũng cần được kiểm tra biên lợi nhuận. Liệu lợi nhuận có được cải thiện vì giá cả tốt hơn, vì một dự án lớn được thực hiện, vì chiết khấu thấp hơn, hay vì một khoản chi phí bị trì hoãn? Câu trả lời rất quan trọng. Một doanh nghiệp không hiểu nguồn gốc của tháng tốt đẹp của mình có thể cho rằng hiệu suất đó có thể được lặp lại theo yêu cầu trong khi thực tế là không thể.

Đây là lúc báo cáo phân khúc phát huy tác dụng. Chủ doanh nghiệp nên xem xét dòng dịch vụ, loại khách hàng hoặc kênh nào thực sự mang lại kết quả tốt hơn. Nếu một phần của doanh nghiệp gánh vác cả tháng trong khi phần khác vẫn yếu, quyết định tiếp theo nên phản ánh sự khác biệt đó. Vốn tăng trưởng nên đi theo chất lượng, không chỉ khối lượng.

Chi tiêu theo giai đoạn

Nếu doanh nghiệp quyết định đầu tư sau một giai đoạn tăng trưởng mạnh, chi tiêu theo giai đoạn thường thông minh hơn là một đợt cam kết ngay lập tức. Việc tuyển dụng có thể được thực hiện theo từng giai đoạn, tiếp thị có thể bắt đầu với ngân sách thử nghiệm và thiết bị có thể được bổ sung từng bước. Điều này tôn trọng một sự thật cơ bản trong tài chính doanh nghiệp: một tháng tốt là hữu ích, nhưng nó không giống như một xu hướng bền vững.

Chi tiêu theo giai đoạn cũng bảo vệ chủ sở hữu khỏi việc sự lạc quan trở thành cấu trúc. Chi phí định kỳ nguy hiểm hơn nhiều so với chi phí một lần vì chúng vẫn tồn tại ngay cả khi quý tiếp theo ở mức trung bình. Những tháng tăng trưởng mạnh nên làm tăng các lựa chọn, chứ không phải khiến công ty bị mắc kẹt trong một cơ sở chi phí cố định cao hơn trước khi mô hình doanh thu mới được chứng minh.

Khen thưởng cẩn thận

Chủ sở hữu cũng cần một quy tắc về việc bao nhiêu phần trăm kết quả tốt sẽ thuộc về tiền lương, phân phối, tái đầu tư và dự trữ. Nếu không có quy tắc đó, thành công sẽ được phân bổ theo cảm xúc. Chủ sở hữu có thể tự thưởng cho mình quá sớm, chi tiêu mạnh tay cho việc nâng cấp và sau đó cảm thấy bị áp lực khi thuế hoặc các khoản thanh toán chậm hơn đến. Một phương pháp phân phối bằng văn bản sẽ giảm thiểu rủi ro đó. Điều này không có nghĩa là các nhà sáng lập không bao giờ nên tận hưởng lợi nhuận. Điều đó có nghĩa là lợi nhuận nên được xử lý theo thứ tự. Thuế, nhu cầu tiền mặt, nghĩa vụ và mục tiêu dự trữ phải được ưu tiên hàng đầu. Đầu tư tăng trưởng đến sau. Phần thưởng cá nhân sẽ lành mạnh hơn khi nó dựa trên những gì thực sự còn lại, chứ không phải dựa trên những gì có vẻ khả thi trong khoảnh khắc phấn khích.

Sử dụng tháng

Một tháng thành công có giá trị nhất khi nó dạy cho ta điều gì đó. Nó có thể tiết lộ sức mạnh định giá, kênh bán hàng mạnh mẽ hơn, sự kết hợp khách hàng tốt hơn hoặc một thời điểm theo mùa đáng để lên kế hoạch. Chủ sở hữu nên tự hỏi điều gì đã dẫn đến kết quả đó và hệ thống nào có thể làm cho tháng tốt tiếp theo ít bất ngờ hơn và dễ lặp lại hơn.

Đó là sự khác biệt giữa việc ăn mừng thành công và việc tận dụng nó. Kết quả tốt hơn xứng đáng được chú ý, nhưng chúng cũng cần được quản lý một cách bài bản. Những doanh nghiệp duy trì được đà phát triển lâu nhất hiếm khi là những doanh nghiệp phản ứng bằng cách chi tiêu nhiều hơn sau mỗi tháng tốt đẹp. Họ là những doanh nghiệp chuyển đổi kết quả tốt hơn thành nguồn dự trữ, dữ liệu rõ ràng hơn và các quyết định kỷ luật hơn trước khi coi một chiến thắng là vĩnh viễn.